МАТ-ОФИС: бухгалтерия, задачи и сверка с банком в одном кабинете
> Коротко. МАТ-ОФИС — цифровой офис, где у каждого ИИ-сотрудника своя должность и зона ответственности: бухгалтерия, задачи, секретарь, финансы, проверка контрагентов, юристы, закупки, продажи и аналитика. Сервис сам находит по банковской выписке счета, которые вы оплатили, и закрывает по ним задачи. Первые 30 дней бесплатно, карта не нужна.
Зачем малому бизнесу офис из ИИ-сотрудников
В небольшой компании собственник обычно сам себе бухгалтер, секретарь и снабженец. Счета приходят в мессенджер, на почту и на бумаге, акты лежат в машине, а о сроке оплаты вспоминаешь, когда звонит поставщик. Бухгалтер на аутсорсе раз в месяц просит «скинуть все документы», и вечер уходит на то, чтобы их собрать.
Нанимать отдельного человека на каждую из этих задач малому бизнесу дорого. МАТ-ОФИС берёт рутину на себя: разбирает документы, ведёт список дел, следит за сроками и раз в неделю присылает вам сводку. Решения при этом принимаете вы. Сервис раскладывает информацию по местам и вовремя напоминает о ней.
Кто работает в офисе
У каждого сотрудника своя задача:
Бухгалтерия: от фото счёта до сверки с банком
Как документ попадает в систему
С телефона камера открывается сразу: сфотографировали счёт, и он уже загружается. Ещё можно загрузить PDF (в том числе сканы), DOCX и Excel, до 20 файлов за раз. На распознавание уходит 10–30 секунд.
ИИ выписывает из документа тип (счёт, акт, накладная ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура, чек, платёжка), номер и дату, контрагента с ИНН, сумму, НДС и ставку, позиции, срок оплаты и статью расходов.
Доход это или расход, сервис определяет сам по ИНН вашей компании. Если сумма позиций не сходится с итогом, у ИНН неверная длина или документ похож на уже загруженный, вы увидите предупреждение. Сканы хранятся в кабинете, поэтому оригинал не придётся искать.
Счёт превращается в задачу
По каждому неоплаченному счёту поставщика у Администратора автоматически появляется задача «Оплатить» со сроком. Когда вы закрываете задачу, документ отмечается оплаченным.
Сверка с банковской выпиской
Отмечать оплату вручную больше не обязательно. Выгрузите выписку из интернет-банка в формате 1С (файл kl_to_1c.txt или другой .txt — это стандартный формат обмена, его умеют выгружать все крупные банки) или в Excel/CSV и загрузите её в Бухгалтерию.
Сервис разберёт платежи и подберёт к каждому поступлению и списанию счёт по ИНН контрагента, сумме и номеру счёта в назначении платежа. Найденный счёт отмечается оплаченным с датой платежа, а задача «Оплатить» закрывается.
Платежи, для которых пара не нашлась, показываются отдельно. Их можно привязать к документу вручную или одной кнопкой завести как доход или расход. Если случайно загрузить ту же выписку ещё раз, дублей не будет.
Как это выглядит за неделю
В понедельник вы сфотографировали пять счетов от поставщиков. Через пару минут они уже в журнале, а у Администратора появились пять задач «Оплатить» со сроками. За неделю вы оплачиваете четыре счёта из банка, не открывая МАТ-ОФИС. В пятницу загружаете выписку: четыре счёта сами становятся оплаченными, их задачи закрываются. Пятый остаётся в разделе долгов, и утреннее письмо напомнит о нём, когда подойдёт срок.
Журнал, долги и отчёт
В Бухгалтерии три раздела:
Журнал выгружается в Excel (CSV): вместо пачки бумаг бухгалтер получает готовый файл.
Финансовый помощник: деньги на два месяца вперёд
Помощник берёт остаток на счёте из последней выписки, неоплаченные счета поставщиков и покупателей, регулярные платежи из выписок (аренда, связь, зарплата) и налоги по вашему режиму. Из этого он строит прогноз денег по дням на 60 дней вперёд и показывает день, когда денег может не хватить, и сколько именно не хватит. Рядом — календарь налогов и взносов с суммами-ориентирами.
Администратор: ничего не теряется
У каждой задачи есть исполнитель, срок, срочность и при необходимости повтор: раз в неделю, месяц, квартал или год. Так удобно вести регулярные платежи, продление договоров и любые дела «каждый квартал».
Задачи разбиты на группы: «просрочено», «сегодня», «ближайшие дни», «без срока». Каждое утро приходит письмо о том, что просрочено и что горит сегодня или завтра. По понедельникам на почту приходит отчёт за неделю: что сделано, что горит, что впереди и сколько денег по документам. Можно указать почту бухгалтера или помощника, чтобы напоминания получали и они.
Чего МАТ-ОФИС не делает
Скажем сразу, где границы:
Данные хранятся на серверах в России. Вход в кабинет — по коду на почту, без пароля.
Сколько стоит и как попробовать
| Пакет | Цена | Что входит |
|---|---|---|
| Старт | 1 990 ₽/мес | Администратор, Бухгалтерия до 100 документов в месяц, Секретарь, 1 пользователь |
| Бизнес | 6 990 ₽/мес | Всё из «Старта» плюс финансовый помощник, служба безопасности, юристы и продажи, до 5 пользователей, до 1000 документов. По отдельности эти сервисы стоят около 7 500 ₽/мес |
| Корпорация | 19 990 ₽/мес | Всё, плюс аналитика «Масштаб», до 20 пользователей, документы без ограничений, персональный менеджер внедрения |
Первые 30 дней бесплатно, карта не нужна.
Пилот. Десять компаний получают пакет «Бизнес» на месяц бесплатно в обмен на 30-минутный созвон с отзывом. Для участников пилота цена первого года фиксируется.
Начать проще всего так: загрузите счета за последний месяц и выписку за тот же период. Через несколько минут вы увидите, что оплачено, что висит в долгах, какие сроки подходят и хватит ли денег на следующие два месяца.
Подробности о продукте — на [mat-labs.ru/mat-ofis](https://mat-labs.ru/mat-ofis), вход в кабинет — [mat-labs.ru/mat-ofis/kabinet](https://mat-labs.ru/mat-ofis/kabinet).