Аудит бизнес-процессов: три версии хаоса в регламенте движения образцов.

Сегодня разберём реальный кейс: производство партии продукции, движение образцов между площадками, склады, база данных - и регламент, который не отвечает на главный вопрос. Это не просто разбор документа. Это возможный вариант начала аудита бизнес-процессов на прочность. И три версии, которые покажут, на каком уровне хаоса находится компания.

Процесс.

Необходимо произвести партию продукции качественно. Для этого нужен образец, по которому понятна технология изготовления. Производство может идти одновременно в нескольких местах, в разных городах. Образцы хранятся на складе, склад отгружает их по запросу. Возможен и вариант, когда образцов на складе нет, но в одном месте уже заканчивают производство или разобрались с технологией - и образец им не нужен. Тогда образец перемещается с одного места производства на другое.

Задача.

Написать внутренний нормативный документ (ВНД), по которому в любой момент можно определить, в каком месте находится образец.

Смотрим на готовый регламент. Что видим?

На каждом этапе движения назначены ответственные за сохранность образца. Это здорово. Но движение образца непрозрачно. Не зафиксировано, как и по каким складам в базе данных проходит движение образца. Не написано, какие документы передают ответственность от одного материально-ответственного лица к другому.

Результат.

Задача не выполнена. Назначенные ответственные "брошены под танки". Тяжело быть ответственным, не понимая, что происходит.

Но сегодня я не буду рассказывать, как нужно было сделать верно. Ответ, исходя из вышеизложенного, очевиден.
Я расскажу о том, какие версии о причинах произошедшего можно выдвинуть на основании такого ВНД. Версии — не ради версий. Проверка версий может дать старт аудиту бизнес-процессов и пониманию того, на каком уровне хаоса находится компания.

Версия первая.

Сотрудник, который составлял ВНД, решил, что если в его должностные обязанности не входит работа в базе данных по созданию документов движения образца и он сам не является материально-ответственным лицом, то и писать об этом не нужно. Он, как ему кажется, правильно написал только свой функционал. То есть имеет место фрагментарность процессов.

Версия вторая.

Сотрудник, который составлял ВНД, не смог найти нужную информацию. Это говорит о том, что процесс потерян, а руководитель, сотрудники которого оформляют документы в базе данных, абсолютно не понимает, что происходит в его подразделении.

Версия третья.

Когда сотрудник писал ВНД, он, как ни странно это звучит, не собирался выполнять поставленные цели. Просто хотел отчитаться о выполненной задаче перед вышестоящим руководителем.

Проверив правильность этих предположений, можно понять, на какой стадии хаоса находится компания.

Хаос в документах напрямую влияет на прибыль и сроки. Регулярная проверка регламентов - не формальность, а способ сохранить управляемость. Если описанный кейс узнаваем, проверка выдвинутых версий может стать отправной точкой для аудита бизнес-процессов и восстановления прозрачности движения материальных ценностей.